Chức năng Tracks Change cho phép bạn lưu lại một bản "nháp" những gì bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào.
1. Bật track changes trước khi sửa văn bản
Vào Tools > track changes, xuất hiện thanh công cụ Reviewing và chế độ track changes đã được bật (thể hiện ở nút thứ 2 từ phải qua trái):Từ giờ trở đi, tất cả các thao tác chỉnh sửa văn bản sẽ được ghi lại dấu vết thay đổi.
2. Tắt track changes
Muốn thoát chế độ track changes ta kích vào nút track changes trên thanh công cụ Reviewing ở hình trên.3. Các kiểu hiển thị khi chỉnh sửa
Khi văn bản có sự thay đổi sau khi chỉnh sửa thì MS Word sẽ lưu lại tất cả các vị trí thay đổi trong văn bản. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi.Khi xóa văn bản thì sẽ hiện comment Deleted với văn bản đã xóa đi.
Khi chèn thêm văn bản thì văn bản được chèn thêm sẽ có màu đỏ kèm theo gạch chân màu đỏ.
4. Xem và ẩn Track Changes
Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận "đầy màu sắc" trên văn bản, vì vậy nếu cảm thấy hoa mắt ta có thể ẩn những hiển thị "rườm rà" này. Ta vào ô đầu tiền của thanh công cụ Reviewing hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi ta chọn Original.5. Chấp nhận hoặc bỏ qua các chỉnh sửa
Nếu chấp nhận tất cả các thay đổi trên văn bản ta chọn Accept all changes in document.Ta có thể kết hợp nút Next và Accept change để chấp nhận từng thay đổi hoặc Reject changes/deleted comment để không chấp nhận thay đổi đó.
